La técnica de la reunión en “Espacio Abierto” u “Open Space Technology” es un recurso de gran utilidad a la hora de organizar actividades de formación, encuentros, grupos de trabajo, eventos de organizaciones o cualquier tipo de reunión en la que el tiempo se quieran sacar conclusiones productivas de una forma rápita, barata y sencilla.
Harrison Owen descubrió la técnica del “Espacio Abierto” y afirmó que podría ser practicada libremente por cualquier persona con “una buena cabeza y buen corazón”, es decir; se requiere dominio de la metodología y entusiasmo en el proceso de desarrollo colectivo. Del mismo modo, Owen motivó a compartir experiencias y aprendizajes para multiplicar los beneficios de los espacios de encuentro abiertos al diálogo apreciativo.
Los Encuentros de “Espacios Abiertos” se pueden realizar con grupos de cinco a centenares de personas, trabajando en sesiones de media jornada, un día, asambleas de tres días, o con una reunión semanal.
Las premisas básicas son la organización y puesta en acción en grupos de trabajo autogestionados con liderazgo compartido en las que se dan las condiciones para un cambio organizativo fundamental.
El Espacio Abierto funciona aunque el trabajo a realizar sea complejo, las personas y las ideas diversas, la necesidad de resolución de conflictos sea grande.
En la puesta en escena puede parecer que en el Espacio Abierto hay falta de estructura e improvisación, pero es importante que esté muy estructurado para que se ajuste a los/as destinatarios/as y al trabajo para el cual se los/as cita. La magia reside en la espontaneidad de los asistentes que hace pasar desapercibida la rigurosa preparación de esta técnica.
Los/as organizadores/as deciden quién participa en la participación del Espacio Abierto, generalmente lo suelen hacer agentes sociales, educativos, culturales y de todos los niveles posibles de una organización.
Todos/as los/as participantes tienen que tener claro el motivo del encuentro y se debe explora la historia de las organizaciones y sus necesidades. Además tiene que asegurar todos los pasos necesarios para la gestión antes, durante y después del acontecimiento.
Es importante que el espacio sea amplio en relación al número de participantes y disponer de sillas móviles para ponerlas en círculo.
Se recomienda tener un ordenador por cada veinte participantes y una impresora. Papel, bolígrafos, papel continuo o folios y marcadores de colores, celo, rotuladores gordos, etc. Aunque siempre existe la flexibilidad de poder modificar estos criterios.
En este tipo de eventos no existen formadores, ni paneles de expertos, ni charlas magistrales, pues la intención es que emerja el conocimiento grupal para dar respuesta a una pregunta que todos están interesados en responder.
Necesitamos nuevas soluciones y nuevas metodologías que permitan involucrar a grandes grupos en reuniones, facilitando de un modo eficaz el cambio organizacional, el alto desempeño, la participación ciudadana y la democracia participativa.
La metodología de Espacio Abierto es de carácter participativo, apreciativo y auto-organizado. Es un proceso emergente, que invita a todos los participantes de un sistema dado (equipo, organización, comunidad) a construir y organizar su propia agenda, en torno a un tema central (o pregunta) que a todos convoca e interesa. Todo ocurre en una gran “plaza de mercado”, abierta y transparente, en la que libremente se negocian los subtemas y se conforman los distintos grupos que los llevarán adelante. Cada una de estas reuniones es luego reportada, publicándose sus principales conclusiones y sugerencias en un panel central especialmente montado. Al final, las acciones sugeridas por cada grupo pueden ser votadas en plenario, y en base a las prioridades allí establecidas, se logra crear una lista concordada de acciones con seguimiento programado.
Esta metodología es especialmente útil cuando se presentan las siguientes condiciones:
• La situación es compleja
• Para obtener las mejores soluciones y respuestas se requiere de la participación de un grupo diverso y multidisciplinario.
• Se requiere abordar la situación de manera innovadora y productiva.
• Los resultados se necesitan para «ayer», lo cual implica un alto sentido de urgencia.
El proceso del Espacio Abierto se desarrolla con los siguientes pasos:
I. Presentación de los/as participantes en el espacio donde se reúnen para la sesión y se procede a dar las instrucciones de trabajo.
A poder ser se recomienda que los/as participantes puedan sentarse en círculo.
La persona que asume el rol de facilitador del proceso es la encargada de señalar el tema a tratar y describe las reglas, o principios, que liberan la gestión del proceso de comunicación.
Estos principios son:
1. “Hay que estar preparado para la sorpresa”.
2. “Cualquier persona que participe es la adecuada” (la participación es voluntaria).
3. “Cuando empieza es el momento apropiado” (la inspiración no sabe de horarios).
4. “Pase lo que pase es lo único que podía haber ocurrido” (deja fluir tus expectativas).
5. “Si no puedes aprender o contribuir, usa tus dos pies de manera productiva” (la ley de la movilidad a otro foco de interés).
6. “Diviértete”.
7. “Cuando se acaba, se acaba” (si no hay nada más que decir, nos vamos).
El /la coordinador/a o facilitador del Espacio Abierto debe dejar claro que no es una sesión de quejas, reclamaciones o sugerencias magistrales y que si en algún momento no se está aprendiendo o contribuyendo a nada entonces hay que usar la los dos pies para ir a otra reunión donde poder enriquecer con el genuino interés de la materia o tema concreto abordado.
II. La segunda fase requiere la creación de la agenda de diálogo. Para ello, tras un breve conversación con los/as compañeros/as cercanos/as, cualquier persona que se sienta inspirada puede proponer uno o más temas, como por ejemplo; puede plantear hacer un taller sobre habilidades sociales, un grupo de debate sobre cómo mejorar la comunicación de las organizaciones, una tarea como la elaboración de una guía de buenas prácticas, etc.. Para ello, creará un simple póster o escribirá en un folio el título de la sesión y su nombre. A modo de anuncio ofrecerá una pequeña explicación al grupo y finalmente, elegirá un espacio físico y delimitará el tiempo de realización dentro de la agenda u horario creado colectivamente.
III. La tercera parte del Espacio Abierto consiste en la Inscripción a la propuesta que más motive a los participantes.
Los pósteres o folios de diferentes colores según las diversas propuestas se colocan en la pared o en el suelo y los participantes se inscriben para participar en ellas según sus intereses.
En esta fase, hay un periodo de negociación porque los participantes con propuestas de temas similares pueden decidir formar grupos para fusionar sesiones similares y sumar sinergias.
Es recomendable que las sesiones de trabajo propuestas se ajusten en el tiempo para hacer posible una participación en varias de ellas, según materias de temáticas afines, a lo largo del tiempo destinado.
El horario diseñado por los/as participantes debe quedar visible durante todo el encuentro del Espacio Abierto de manera que cualquier persona pueda acercarse a ver qué reuniones están teniendo lugar en ese momento y poder elegir a cual asistir según su motiva-acción.
IV. En la cuarta etapa los/as participantes se autogestionan y buscan lo que les interesa asistiendo a las sesiones, pudiendo adoptar un doble papel; ya sea como “Abejas” moviéndose de sesión en sesión hasta completarlas, se podría utilizar la metáfora de la polinización. Por otro lado, podrían tomar el rol de “Mariposas” participando con conversaciones espontáneas y puntuales, volando de flor en flor, entre los diversos grupos, sin una misión concreta.
V. En cada sesión o propuesta un “secretario/a” debe tomar notas y preparar un informe realizado a mano u ordenador.
Durante el proceso el gran grupo se reúne en momentos predeterminados y al final se comparte e informa sobre lo trabajado en plenario.
VI. En la sexta fase se propone seguir una Estrategia o Plan de Acción.
En ocasiones se puede incluir una sesión de planificación en la que todos/as los/as participantes priorizan acciones y forman equipos autogestionados para llevar a cabo proyectos prioritarios. Las sesiones son coordinadas por un equipo, compuesto por el responsable de cada sesión y un miembro de la organización implicada para que se puedan comprobar los progresos realizados en los proyectos o acciones planificadas.
VII. El plenario termina con una sesión final en la cual los participantes reflexionan sobre lo ocurrido.
Es importante que cada participante reciba los informes de todas las sesiones, hayan asistido activamente a ellas o no.
El resultado de un Espacio Abierto es una serie de informes escritos, uno por sesión, normalmente con estrategias de actuación planteadas por consenso.
La técnica del Espacio Abierto continua activa si después se puede llevar a cabo un proceso de planificación o acción para establecer equipos de trabajo conjunto.
Es fundamental mantener la motivación y el impulso valorando si es pertinente que todos los temas importantes sean abordados por los participantes o si procede que los temas sean dinamizados por los participantes más cualificados.
En el transcurso de no más de tres días todas las ideas importantes, debates, datos, recomendaciones, conclusiones, preguntas, deben ser registrados en un informe comprensible, impreso que se entregará a los/as participantes como informe final.
Los resultados deben estar disponibles para que las organizaciones o los agentes sociales puedan ser informados e invitados a desarrollar propuestas adecuadas a las sesiones planteadas.
La técnica del “Open Space” permite conseguir, de un grupo numeroso de personas y en un mínimo tiempo, las mejores ideas sobre un gran tema a tratar, el cual se puede organizar en varias áreas.
En un “Open Space” los asistentes deben estar motivados en relación a un propósito claro. Se auto-organizan proponiendo temas concretos y programando una serie de reuniones que pueden durar entre medio día y hasta dos días completos.
Las reuniones pueden tener lugar simultáneamente y los asistentes son libres de decidir a qué sesiones quieren asistir y de cambiar de reunión en cualquier momento.
